О работе архивного отдела в 2020 году и задачах на 2021 год

На 01.01.2021 в архивном отделе насчитывается 150 фондов, 30 организаций, в том числе имеющих статус юридических лиц - 23 (это Администрация района, 13 администраций сельсоветов, комитеты Администрации района, сельскохозяйственные предприятия, организации и учреждения района).

Задолженности по упорядочению и передаче дел на хранение – нет. График согласования номенклатур дел, упорядочения и передачи документов на хранение в основном соблюдается.

Документы постоянного хранения по описям дел, утвержденным ЭПМК управления, за отчетный год приняты в полном объеме.

На учете в отделе находится 38775 ед.хр., в т.ч. 27554 ед.хр. – управленческой документации, 10300 ед.хр. по личному составу, 70 ед.хр. – научно-технической документации Мамонтовского лесхоза.

В архивном отделе созданы 10 коллекций личного происхождения, которые насчитывают 117 ед.хр. Ежегодно пополняется коллекция фотодокументов на бумажной основе. Так, по рекомендации Министерства культуры Алтайского края за 2020 год поступило 20 фотографий с изображением зданий райцентра. Также в архивном отделе хранятся фотодокументы в электронном виде (200 ед.учета).

За 2020 год поступило 616 запросов. Это тематические запросы (оформление наследства на имущество и земельные участки, выдача архивных копий распорядительных документов как физическим, так и юридическим лицам и др.),  социально-правовые запросы (подтверждение стажа работы, заработной платы, присвоения званий и награждения почетными грамотами и др.) и консульские запросы из-за рубежа.

         За прошедший год архивным отделом было принято от организаций 348 дел постоянного хранения и 14 дел по личному составу архитектурно-планировочного бюро.

В 2020 году пополнилась коллекция документов по истории архивного дела Мамонтовского района Алтайского края в количестве 2 условных единиц, из которых сформировано 2 дела. Это личные документы Рязановой Татьяны Борисовны, начальника архивного отдела администрации Мамонтовского района Алтайского края в 1991-2007 гг.

Утверждено на ЭПМК описей дел управленческой документации на             373 ед.хр.; согласовано описей дел по личному составу на 129 ед.хр. Задолженности по приему документов и их упорядочению по организациям нет. Также архивным отделом была оказана методическая и практическая помощь 18 организациям по вопросам архивного дела, согласовано 6 номенклатур дел.

Ежегодно при приеме документов в архивный отдел проводится их картонирование. Так, в 2020 году было закартонировано 384 ед.хр.

В течение года было выдано из хранилищ для архивных работ сотрудникам отдела 2299 дел, 440 описей дел.

В архивном отделе имеется научно-справочная библиотека: книги, брошюры, журналы и другие виды печатной продукции. В течение года поступает небольшой объем литературы, так, Перепелица Татьяна Николаевна подарила первую часть книги «История аптечного дела Мамонтовского района», посвященную 90-летию данному событию.

В прошедшем году была продолжена работа, являющаяся обязательной для всех архивных служб – это сканирование описей дел и внесение информации в базу данных «Архивный фонд» на уровне единицы хранения. Данная работа выполняется своевременно. В прошедшем году, благодаря современному МФУ, мы отсканировали 100 % описей дел. Внесено в ПК «Архивный фонд» заголовков единиц хранения - 10909, что составило 29 % от общего количества единиц хранения, находящихся в архивном отделе.

30 апреля 2020 года была подготовлена виртуальная выставка «По дорогам войны шли мои земляки», на которой были представлены документы из коллекции документов по истории архивного дела Мамонтовского района Алтайского края, коллекции документов участников Великой Отечественной войны 1941-1945 гг. - жителей Мамонтовского района Алтайского края. Количество экспонатов - 17. Выставка была размещена на сайте Администрации района.

Архивный отдел продолжает пользоваться программным обеспечением VIPNet Client в целях организации социально-правового защищенного электронного документооборота между Пенсионными фондами и архивными отделами края. Так, количество поступивших за год обращений от отделений Пенсионного фонда России по Алтайскому краю по системе защищенного канала связи – 237, а в бумажном виде – 19.

В 2020 году в условиях хранения документов изменений не произошло.

В 2021 году, кроме выполнения текущей работы, планируется продолжить работу по описанию документов архитектуры и приему их на хранение в отдел.

Начальник архивного отдела                                                                             О.В. Динер